Centre d'aide

➡️ Les Projets d'Équipe Un Projet d'équipe est un projet permettant aux membres d'une même Équipe créée dans Doqboard de collaborer. Pour pouvoir créer un Projet d'équipe, l'Équipe doit disposer d'un abonnement TEAM ADVANCED ou TEAM EXPERT. 💡 Voir toutes les offres d'équipe ici Le manager du projet, ainsi que les membres autorisés, peuvent choisir et paramétrer des rôles à chaque participant du projet. 💡 Voir l'article sur les droits La collaboration dans un Projet d'équipe permet aux participants : ✅ d'accéder aux inclusions des autres membres de l'Équipe sans anonymisation des données identifiantes; ✅ d'éditer les inclusions faites par les autres membres de l'Équipe. ➡️ Les Projets Personnels Un Projet personnel utilise l'abonnement individuel de son créateur. Il vous permet de réaliser votre propre projet (depuis votre abonnement PRO ou ADVANCED ou EXPERT), d'inviter des participants externes (si vous possédez un abonnement ADVANCED ou EXPERT) mais ne permet pas d'inviter des membres d'une de ses Équipes.

➡️ Les différents modes d’inclusions Dans Doqboard, vous pouvez tester votre formulaire avant d’inviter des participants dans votre projet grâce au mode d’inclusions test. Vous pouvez l’activer et le désactiver en fonction de vos besoins à tous moment, directement depuis l’onglet général du projet en sélectionnant “mode test” ou “inclusions ouvertes” selon votre choix. Ce mode d'inclusions tests, paramétré par défaut lorsque vous créez un nouveau projet, vous permet d’éprouver votre formulaire sans impacter la numérotation des inclusions et l’audit trail pendant la période d’inclusion.

Inviter des participants et gérer les invitations Sur Doqboard, selon vos droits et l'abonnement utilisé, vous pouvez inviter des participants externes ou des membres de votre équipe à collaborer dans des projets. ➡️ Inviter un participant au projet et membre de votre équipe Par défaut, lors d’une nouvelle invitation, la case “Membres de mon équipe" est cochée. sélectionnez l’équipe dans laquelle le membre sera ajouté tapez le nom du participant ou son adresse email attribuez les droits du participant relatifs au projet ➡️ Inviter un participant externe (non membre de votre équipe) tapez l’adresse email attribuez les droits du participant relatifs au projet 💡 Vous pouvez inviter plusieurs personnes en même temps via le champ d’invitation en séparant les adresses emails d’un espace, d’une virgule ou d’un point virgule. ➡️ Relancer les invitations Pour une gestion simplifiée des relances, vous pouvez relancer toutes les invitations en attente (donc qui n'ont pas été acceptées par les participants) en un clic 👇🏻

➡️ Qu'est ce que les Droits ? Des droits sont disponibles dans Doqboard et applicables à chaque participant d'un projet. Ce paramétrage permet ainsi au manager du projet de définir précisément le type de collaboration qu'il souhaite mettre en place avec chacun de ses invités : édition du formulaire, inclusions de patients, invitations de participants, ... Sans droits attribués, un participant peut voir les informations générales et les documentations du projet. Il peut également visualiser les résultats statistiques globaux et inviter gratuitement les membres de son Équipe à rejoindre le projet. Les droits attribués peuvent être des droits "de base" ou des droits "avancés". ➡️ Les droits de base Les droits de base sont utilisables par tous les utilisateurs de Doqboard (ils ne tiennent pas compte de l'abonnement). Ils comprennent : ✅ "Peut inclure des patients" : ce droit permet au participant de réaliser des inclusions et de les éditer. 💡 Dans un Projet d'équipe, il peut également voir et éditer les inclusions des autres membres de cette Équipe. ✅ "Peut gérer les invitations dans cette Équipe" : ce droit est spécifique aux projets partagés en Équipe. 💡 Il permet à un membre de l'Équipe d'inviter d'autres membres de cette Équipe et de gérer leurs droits. ✅ "Peut visualiser les résultats de l'équipe" Il permet au participant de visualiser les résultats de l'équipe (et donc du projet si celui-ci est en multi-centrique). 💡 Pour un invité externe, celui-ci peut partager l'invitation gratuitement aux membres de son équipe médicale, lui donnant ainsi l'accès aux résultats de sa propre équipe. Les droits basiques sont les droits à cocher en premier dans la liste des droits à attribuer : 💡 Ces droits permettent d'accéder au mode d'inclusion d'un projet, que vous soyez le manager du projet ou un participant. ➡️ Les Droits avancés Les Droits avancés sont disponibles pour les utilisateurs disposant d'abonnements EXPERT ou TEAM EXPERT : 💡 Voir tous les abonnements disponibles ici ✅ "Peut éditer le formulaire et les documentations" : ce droit permet au participant de modifier le formulaire et les documentations associés au projet. ✅ "Peut exploiter toutes les inclusions du projet" : ce droit permet à l'utilisateur de voir les fiches d'inclusion ainsi que les résultats statistiques de chaque participant. Il peut également exporter l'ensemble des données du projet au format .csv. ✅ "Peut inviter des participants externes" : au-delà de pouvoir inviter des membres de son Équipe gratuitement (droit par défaut), ce droit permet à l'utilisateur d'inviter dans le projet des participants externes à son Équipe. ✅ "Peut donner à ses invités des droits avancés" : ce droit ne peut être donné que par le manager du projet et si le droit "peut inviter des participants externes" est coché. Il permet à l'invité du manager de donner à ses propres invités les droits avancés suivants: "Peut éditer le formulaire et ses documentations"; "Peut exploiter toutes les inclusions du projet"; "Peut inviter des participants externes". Le manager peut ainsi déléguer la possibilité d'attribuer des droits avancés à des invités pour garder un rôle de superviseur. 💡 Le manager est le seul à pouvoir éditer les droits de chaque invité. Les autres utilisateurs ne peuvent éditer que les droits des participants qu'ils ont invités.

La gestion d’un projet dans Doqboard repose sur trois rôles complémentaires. Chacun d’eux correspond à un niveau distinct de responsabilité et permet d’organiser clairement les actions au sein d’un projet. Dans les projets d’une organisation (établissement de soins, société savante ou association, industriel), ses administrateurs agissent en plus pour son compte. 👉 Un même utilisateur peut cumuler plusieurs rôles, notamment dans les projets individuels. Vos rôles s’affichent en haut du projet (par exemple « PROPRIÉTAIRE + CHEF DE PROJET + MANAGER ») ; l’onglet Général indique qui tient chacun d’eux. ➡️ Le Propriétaire Le Propriétaire (compte individuel ou d’organisation) détient la propriété du projet. Il est le seul à pouvoir définir ses paramètres fondamentaux. Il peut : choisir le compte auquel le projet est rattaché, désigner le Chef de projet, dupliquer le projet, pour un projet d’organisation, demander à le rendre public (la publication est validée par Doqboard), consulter la documentation, le formulaire et les notifications du projet en lecture seule. 💡 Le Propriétaire ne peut pas modifier le contenu du projet ni gérer les inclusions. ➡️ Le Chef de projet Il constitue une strate intermédiaire de supervision. En charge du pilotage et du suivi du projet, il peut : modifier les informations générales du projet (nom, Manager, phases), consulter l’ensemble du projet, mettre le projet en attente, puis le réactiver, archiver un projet, réactiver un projet archivé, supprimer un projet déjà archivé, pour un projet d’organisation, demander à le rendre public, consulter les fiches d’inclusion en lecture seule, sans les données identifiantes directes, consulter les résultats, les exporter et régler leur visibilité, réaliser des inclusions test. 💡 Le Chef de projet ne gère pas les formulaires, les inclusions réelles, les données identifiantes directes ni les droits des utilisateurs. ➡️ Le Manager Il dispose d’un accès opérationnel complet au projet et intervient directement dans sa construction ainsi que dans son avancement. Il peut : créer et modifier les formulaires, gérer les inclusions de son centre (création, modification, suppression) ; celles des autres centres restent en lecture seule, accéder aux données identifiantes directes des inclusions de son centre, inviter des utilisateurs au projet et leur attribuer des droits, consulter et modifier la documentation et les notifications du projet, consulter les résultats, les exporter et régler leur visibilité, poser des queries et leur donner suite, réaliser des inclusions test. 💡 Le Manager ne peut pas modifier les informations fondamentales du projet (Chef de projet, phases, nom…). ➡️ Qui désigne qui ? Le Propriétaire désigne le Chef de projet, et le Chef de projet désigne le Manager, depuis l’onglet Général du projet. Quand un praticien crée un projet personnel, il en tient d’emblée les trois rôles. Pour les autres projets, le Chef de projet et le Manager sont désignés à la création du projet. Un projet doit toujours avoir un Chef de projet et un Manager : sans l’un d’eux, il passe en lecture seule. ➡️ L’Administrateur Une organisation (établissement de soins, société savante ou association, industriel) peut confier l’administration de ses projets à des personnes de confiance : ses administrateurs. Ce n’est pas un rôle du projet : l’administrateur agit pour le compte de l’organisation, sur tous les projets dont elle est propriétaire. Désigner un administrateur. Depuis le compte de l’organisation, ouvrez Équipe Organisation (menu du compte, ou Mon compte, onglet Équipe Organisation). Au premier usage, cliquez sur « Créer l’équipe organisation ». Invitez ensuite la personne par son adresse e-mail en cochant les permissions à lui accorder ; elle accepte l’invitation depuis son propre compte Doqboard. Ses permissions sur les projets : Peut consulter les projets : l’administrateur voit tous les projets de l’organisation, en lecture seule (onglets Général, Documentation, Formulaire et Notifications). Peut créer et administrer des projets : il crée des projets au nom de l’organisation et dispose, sur chacun de ses projets, des droits du Propriétaire : choisir le compte de rattachement, désigner le Chef de projet, dupliquer le projet, demander à le rendre public. 💡 Pour ouvrir les projets de l’organisation, l’administrateur a besoin de « Peut consulter les projets » : accordez les deux permissions ensemble. 💡 L’administrateur n’accède ni aux inclusions, ni aux résultats, ni aux données identifiantes, ni aux queries, sauf s’il participe lui-même au projet, par exemple comme Manager ou Chef de projet. Les administrateurs qui portent « Peut créer et administrer des projets » apparaissent dans la rubrique Administrateur(s) de l’onglet Général. 💡 Un projet créé par un administrateur démarre en attente : l’administrateur en devient le Manager, et c’est le Chef de projet qui l’active. 💡 Dès qu’un administrateur porte « Peut créer et administrer des projets », le compte de l’organisation passe en lecture seule sur ses projets : il les consulte, mais ne crée plus de projet et n’en modifie plus les réglages. C’est l’administrateur qui agit. Les autres permissions de l’Équipe Organisation concernent l’organisation elle-même : gérer son profil public, inviter des membres dans l’équipe, gérer leurs droits et, pour un établissement de soins, consulter ou administrer ses équipes de recherche.

Qu'est ce qu'un centre investigateur externe ? Dans Doqboard, un centre externe est par définition, un utilisateur individuel ou une équipe autre que la vôtre bénéficiant ou ayant bénéficié du droit d'inclusion de patients au sein d'un ou plusieurs projets. Comment fonctionnent les centres investigateurs Le nombre de centres investigateurs externes auxquels vous avez accès dépend de votre abonnement et de l'option souscrite. 💡 Le nombre de centres investigateurs externes souscrit s'applique à l'ensemble de vos projets. Lorsqu'un projet contient un centre investigateur externe supplémentaire au nombre souscrit, celui-ci est désactivé (il passe en lecture seule). Seuls les centres ayant acceptés de rejoindre le projet sont décomptés. ➡️ Retrouvez toutes les informations concernant votre abonnement ici et le fonctionnement des abonnements sur Doqboard ici. Pour souscrire à l'option multicentrique, veuillez cliquez ici.

Depuis l’onglet général d’un projet, vous avez la possibilité de gérer* la visibilité des résultats du projet. *en fonction de votre rôle dans le projet. Pour cela, il est nécessaire d’être manager du projet. 3 possibilités vous sont alors offertes : Visibles par tous Les résultats sont alors visibles par tous : tous les participants peuvent voir en temps réel leurs résultats ainsi que les résultats gobaux du projet. Visibiles par le manager et les participants ayant le droit "Peut exploiter toutes les inclusions du projet" Seul le manager et les utilisateurs bénéficiant de ce droit peuvent voir les résultats. Non visibles Permet de bloquer l’accès aux résultats à tous y compris au(x) manager(s). 💡 Idéal pour bloquer temporairement l'affichage en temps réel des résultats et ne les dévoiler qu’à la fin de la période d'inclusions.

Un contrôle de validité est une règle posée sur une variable du formulaire : une valeur entre deux bornes, une date limite, un nombre de caractères, un format de code. Il réduit les erreurs de saisie et trace les données qui ne respectent pas la règle. Il s'applique aux variables quantitatives, aux calculs, aux dates et aux variables qualitatives, et il peut, si vous le décidez, obliger l'utilisateur à corriger sa saisie. ➡️ Qui peut paramétrer un contrôle ? Le gestionnaire du projet, ou un participant qui porte le droit avancé « Peut éditer le formulaire et les documentations ». ➡️ Poser un contrôle de validité (formulaire) Dans le formulaire du projet, sélectionnez la variable, puis cliquez sur l'icône « AB » de sa barre d'outils. La boîte de réglage s'ouvre ; ses options dépendent du type de la variable (voir ci-dessous). Une fois le contrôle enregistré, l'icône « AB » s'affiche à côté du libellé de la variable ; en la survolant, vous lisez le détail de la règle. 💡 Un contrôle posé en cours de projet fonctionne aussi : les données déjà saisies qui ne respectent pas la règle sont signalées à leur tour. Le bon moment pour poser les contrôles reste avant les premières inclusions : c'est là qu'ils évitent le plus de corrections. ➡️ Variables quantitatives et calculs Indiquez une valeur minimale, une valeur maximale, ou les deux ; pour un calcul, vous pouvez aussi exiger une valeur spécifique. Deux options : exclure les valeurs limites (la réponse doit être strictement supérieure ou inférieure) et ne pas autoriser les décimales. ➡️ Dates La réponse doit être avant ou après une date limite, ou égale à une date spécifique. Chaque limite peut être une date fixe, la date du formulaire ou la date de création de l'inclusion ; si le formulaire contient d'autres variables date, la limite peut aussi être l'une d'elles, par exemple une date de sortie qui doit suivre la date d'entrée. Pour les variables date et heure, une option permet d'ignorer les heures dans la comparaison. ➡️ Variables qualitatives : texte libre et listes implémentables Pour une variable texte libre, vous choisissez les caractères autorisés (lettres, chiffres, ou les deux) et le nombre de caractères : minimal et maximal, ou exact, espaces inclus. Pour une liste implémentable, dont les réponses sont saisies librement, les mêmes règles s'appliquent à chaque réponse, et le nombre de réponses peut lui aussi être borné. ➡️ Cas particulier : imposer un format de code Pour un numéro de dossier, un identifiant ou un code centre, vous pouvez imposer le format caractère par caractère. Choisissez une longueur « Spécifique » (quinze caractères au plus), cochez « Spécifier un format de code », puis indiquez pour chaque position ce qui est attendu : une lettre majuscule, une lettre minuscule, un chiffre, un tiret, un underscore ou un slash. Dans l'exemple ci-dessous, le numéro de dossier doit ressembler à AB-123. ➡️ Signaler ou contraindre : à vous de choisir Par défaut, un contrôle signale : la donnée hors règle est enregistrée, marquée invalide et tracée, et l'utilisateur peut poursuivre sa saisie. Si vous cochez « Contraindre l'utilisateur à entrer une valeur valide », l'utilisateur devra corriger la valeur avant de quitter la fiche d'inclusion : le message « Correction requise : donnée invalide » reste affiché tant que la règle n'est pas respectée. L'option se choisit variable par variable, et elle reste facultative. ➡️ Saisir et corriger une donnée (inclusion) La saisie se fait normalement ; tant que la valeur respecte la règle, rien ne s'affiche. Si elle ne la respecte pas, l'icône « AB » apparaît en rouge à côté du libellé, avec le message « Donnée invalide », et la donnée est tracée comme invalide. En mode contraignant, le message devient « Correction requise » et la fiche ne peut pas être quittée avant la correction. Les données invalides sont listées dans l'en-tête de la fiche d'inclusion, avec un lien vers chaque variable concernée, et sous la barre de progression dans le tableau des inclusions. Une fois la donnée corrigée, l'icône disparaît. ➡️ Les données valides et invalides dans les Résultats Dans l'onglet Résultats, chaque variable donne accès à ses données invalides : cliquez sur « voir le détail » après la mention « calcul obtenu sur X inclusions ». La fenêtre indique le nombre d'inclusions prises en compte, ainsi que les inclusions contenant des données manquantes ou invalides ; survolez une inclusion pour y accéder et la corriger. ➡️ Les contrôles dans le dictionnaire des variables Le dictionnaire de données exporté avec le projet reprend les contrôles de validité de chaque variable : utile pour documenter le recueil, ou relire les règles hors de l'application. 💡 Bon à savoir Les contrôles de validité et les queries se complètent : le contrôle attrape l'erreur au moment de la saisie, la query pose une question sur une donnée déjà enregistrée. Voir Poser une query sur une donnée et suivre sa réponse.

Pour un numéro de dossier, un identifiant patient ou un code centre, vous pouvez imposer un format précis à une variable texte libre : un nombre de caractères fixe et, pour chaque position, le type de caractère attendu. Une saisie qui ne respecte pas le format est signalée comme invalide, ou refusée si vous l'avez décidé. ➡️ Régler le format (formulaire) Dans le formulaire du projet, sélectionnez la variable texte libre, puis cliquez sur l'icône « AB » de sa barre d'outils. Dans la boîte Contrôle de validité : cochez « Paramétrer une longueur », choisissez « Spécifique » et indiquez le nombre de caractères (quinze au plus) ; cochez « Spécifier un format de code » : un menu déroulant apparaît pour chaque position ; choisissez pour chacune ce qui est attendu : (A) lettre majuscule, (a) lettre minuscule, (1) chiffre, (-) tiret, (_) underscore ou (/) slash ; enregistrez. Dans l'exemple, le numéro de dossier doit ressembler à AB-123 : deux lettres majuscules, un tiret, trois chiffres. ➡️ Ce que voit l'investigateur (inclusion) La saisie se fait normalement. Une valeur qui ne respecte pas le format est signalée par l'icône « AB » rouge et le message « Donnée invalide » ; elle est enregistrée et tracée comme invalide. Si vous avez coché « Contraindre l'utilisateur à entrer une valeur valide », la fiche ne peut pas être quittée avant la correction. 💡 Bon à savoir Les lettres attendues sont les lettres non accentuées de A à Z ; prévoyez des codes sans accent ni espace. Le format se règle variable par variable ; vous pouvez en poser un sur chaque identifiant du formulaire. Pour les autres réglages d'une variable texte (longueur minimale et maximale, lettres ou chiffres seulement) et pour les nombres et les dates, voir Contrôler la validité d'une donnée.

La duplication crée une nouvelle inclusion à partir d'une inclusion existante, en recopiant les réponses de variables choisies à l'avance. Elle sert par exemple à inclure plusieurs fois un même patient dans un projet (plusieurs séjours, plusieurs interventions, plusieurs cycles de traitement) sans ressaisir ce qui ne change pas : le reste de la fiche se remplit normalement. ➡️ Activer la duplication et choisir les variables (formulaire) Le réglage est fait par le gestionnaire du projet, ou par un participant qui porte le droit avancé « Peut éditer le formulaire et les documentations ». Dans l'onglet Formulaire du projet, cliquez sur le menu « … » à côté du titre, puis sur « Permettre la duplication d'inclusion ». La boîte Duplication d'inclusion liste les pages et les variables du formulaire. Cochez les variables dont les réponses seront recopiées dans la nouvelle fiche, puis validez. Une page entière se coche d'un coup ; « Filtrer les variables sélectionnées » n'affiche que les cases cochées. Dès qu'au moins une variable est cochée, la duplication est active : le menu affiche « Duplication d'inclusion activée ». Le réglage se modifie à tout moment ; pour désactiver la duplication, décochez toutes les variables et validez. ➡️ Ce qui est recopié les réponses des variables cochées, telles qu'elles sont dans la fiche d'origine ; un module coché (groupe de variables répétable) est recopié avec toutes ses lignes ; si une seule de ses variables est cochée, ses réponses sont recopiées ligne par ligne ; les calculs ne sont jamais recopiés : ils se recalculent dans la nouvelle fiche ; les variables non cochées restent vides. ➡️ Dupliquer une fiche (inclusion) Il faut porter le droit « Peut inclure » dans le centre de la fiche. Ouvrez la fiche à dupliquer, cliquez sur le menu « … » à côté de son numéro, puis sur « Dupliquer cette inclusion » ; un second clic sur « Cliquez pour confirmer » lance la duplication. La nouvelle inclusion reçoit le numéro suivant du projet, dans le même centre, à votre nom. Un message vous propose d'y aller tout de suite ou de rester dans la fiche d'origine. Complétez ensuite la nouvelle fiche comme n'importe quelle autre : contrôles de validité, données manquantes et queries s'y appliquent normalement. 💡 Bon à savoir L'audit trail de la nouvelle inclusion indique qu'elle a été créée par duplication, avec le numéro de la fiche d'origine ; chaque donnée recopiée y est tracée. Une inclusion en mode test se duplique en inclusion de test. La duplication n'est possible que lorsque les inclusions du projet sont ouvertes.

Une query est une question posée sur une donnée précise d'une inclusion : un poids qui paraît improbable, une date à confirmer, un champ laissé vide. Le moniteur la pose, l'investigateur y répond, et chaque échange reste enregistré. C'est le circuit du contrôle des données dans Doqboard : simple à dessein, et impossible à effacer. ➡️ Qui peut poser une query ? Les queries sont réservées aux participants du projet qui portent le droit « Peut créer des queries ». Par défaut, seul le gestionnaire du projet (la personne qui l'a créé) l'a. Pour le donner à un moniteur, un attaché de recherche clinique ou un data manager : onglet Général du projet, survolez l'avatar du participant, puis cochez la case dans ses droits avancés. 💡 Un investigateur n'a pas besoin de ce droit pour répondre : il lui suffit de pouvoir inclure des patients dans le projet. ➡️ Poser une query Dans la fiche d'une inclusion, chaque variable porte une cloche à droite de son nom. Grise, elle indique qu'aucune query n'existe : cliquez dessus pour en ouvrir une. Écrivez votre question dans le commentaire (obligatoire, mille caractères au maximum), puis cliquez sur Créer la query. Elle prend le statut Nouvelle ; la cloche devient rouge, et le créateur de l'inclusion reçoit un e-mail l'informant qu'une query a été ouverte sur l'une de ses inclusions. 💡 Une seule query par donnée : tant qu'une query existe sur un champ, on ne peut pas en ouvrir une seconde sur le même champ de la même inclusion. Écrivez court et précis : une query ne se modifie pas et ne se supprime pas, par personne. C'est ce qui garantit la traçabilité. 💡 Les variables calculées par Doqboard n'ont pas de cloche : on ne pose pas de question sur un résultat que la plateforme produit elle-même. ➡️ Retrouver les queries d'une inclusion En haut de chaque fiche, la zone de monitoring affiche le nombre de queries ouvertes. Passez la souris dessus : la liste des queries de l'inclusion s'ouvre, les ouvertes puis les fermées, classée par page et par saisie. Chaque ligne est cliquable et vous amène directement à la variable concernée. ➡️ Répondre à une query, côté investigateur Une cloche rouge signifie que la query attend votre réponse. Cliquez dessus, puis sur Mettre à jour. Deux réponses possibles : Commentée : vous répondez sans modifier la donnée. Elle est juste, vous l'expliquez. Résolue : vous avez corrigé la donnée dans le formulaire. Le commentaire est obligatoire pour Commentée, facultatif pour Résolue. La cloche passe à l'orange : la query est maintenant entre les mains du moniteur. ➡️ Relancer, fermer ou rouvrir, côté moniteur Une cloche orange signifie qu'un investigateur a répondu. Ouvrez la query et choisissez : Editée : la réponse ne suffit pas, vous relancez avec un nouveau commentaire. La cloche repasse au rouge. Fermée : la question est réglée, vous clôturez l'échange. Seul le moniteur peut fermer une query, et seul le moniteur peut la rouvrir : elle repasse alors en Editée. Pour l'investigateur, une query fermée est en lecture seule. ➡️ Les cinq statuts en un coup d'œil Nouvelle : le moniteur vient de poser la question. À l'investigateur d'agir. Editée : le moniteur relance. À l'investigateur d'agir. Commentée : l'investigateur a répondu sans modifier la donnée. Au moniteur d'agir. Résolue : l'investigateur a corrigé la donnée. Au moniteur d'agir. Fermée : le moniteur a clos l'échange. Plus rien à faire. Le code couleur dit à qui est le tour : rouge, c'est à l'investigateur ; orange, c'est au moniteur ; vert, la query est fermée. La même convention vaut partout dans l'application. ➡️ L'historique Chaque changement de statut est conservé avec son auteur, sa date et son commentaire. L'onglet Historique de la query les montre dans l'ordre ; les mêmes événements figurent dans l'audit trail de l'inclusion et du projet. ➡️ Suivre les queries d'un projet Dans la liste des inclusions, sous la barre de complétion de chaque inclusion, une mention colorée résume la situation : « queries ouvertes » en rouge, « queries traitées » en orange quand toutes ont reçu une réponse, « queries fermées » en vert. Le tri « Queries ouvertes en premier » fait remonter les inclusions où une query attend l'investigateur, puis celles dont les queries ont été traitées, puis celles dont les queries sont fermées. Le bandeau du projet affiche le nombre de queries en cours, c'est-à-dire toutes celles qui ne sont pas fermées. Un clic dessus ouvre la liste des inclusions, déjà triée. L'export : le menu « … » à droite du titre de la liste des inclusions télécharge un fichier CSV de toutes les queries du projet (inclusion, variable, saisie, statut et dernier commentaire de chacune). Il est réservé aux participants qui peuvent créer des queries ou voir les résultats du projet. ➡️ Les e-mails Un seul e-mail est envoyé : à la création d'une query, au créateur de l'inclusion concernée. Pour ne pas l'envoyer, par exemple pendant un contrôle en masse, cochez « Ne pas envoyer d'e-mail » dans la section Queries de l'onglet Général du projet. Les queries se créent et s'enregistrent normalement ; seul l'e-mail disparaît. 💡 Bon à savoir Les queries ne sont possibles que dans un projet ouvert aux inclusions : en conception, en pause ou clos, on ne peut ni en créer ni y répondre. Sur une inclusion en mode test, la cloche n'apparaît pas. Une query ne peut pas porter sur une donnée identifiante que vous n'avez pas le droit de lire.

➡️ Qu’est ce qu’une donnée manquante ? Une donnée est qualifiée de “manquante” lorsqu'aucune valeur de donnée n'est représentée pour une variable. ➡️ Pourquoi qualifier les données manquantes ? En qualifiant les données, celles-ci ne sont plus considérées comme manquantes mais comme Non Applicable ou Non Disponible par le logiciel, et permettent donc la complétion de l’inclusion (la barre de progression ne tiendra pas compte des données NA/ND). ➡️ Qualifier une donnée manquante Au sein de votre fiche d’inclusion, pour la variable concernée, cliquez sur l’icône d’actions (représentée par 3 points). Vous pouvez alors choisir de déclarer la donnée comme étant non disponible, non applicable. L’action est sauvegardée automatiquement. Une phrase sous la variable vous indique alors que la donnée a été déclarée non disponible ou non applicable. Une fois qualifiée, la donnée reste modifiable : cliquez de nouveau sur “actions” puis annuler la qualification en cliquant sur le libellé correspondant. 💡 Retrouvez facilement les données NA/ND grâce aux informations présentes sous la barre de progression : les liens vous redirigent directement vers les variables concernées. 💡 Depuis l’onglet Inclusions d’un projet, vous avez également la possibilité de visualiser les résultats contenant des données NA/ND en utilisant les filtres. 👇🏻

➡️ Tracez vos données : Au sein même des inclusions, vous avez la possibilité d'identifier rapidement les données incomplètes grâce à la barre de progression. Celle-ci évolue automatiquement au fur et à mesure de la complétion de l'inclusion. ­ 💡Complétez facilement les données manquantes grâce aux informations présentes dans la barre : les liens vous redirigent directement vers les variables concernées. Vous pouvez également identifier les variables dans le formulaire via le bouton "afficher les données manquantes" présent en bas de page. ➡️ Suivre la progression d'un projet Depuis n'importe quelle liste d'inclusions (rubrique "Toutes les inclusions" ou dans l'onglet "inclusions" d'un projet), vous pouvez visualiser le taux de remplissage de chaque inclusion ainsi que le nombre de données manquantes. 💡 Le nombre de données manquantes s'affiche lorsque vous survolez la barre de progression avec votre curseur. 👇🏻 💡 Depuis l’onglet Inclusions d’un projet, vous avez également la possibilité de visualiser les résultats par centre investigateur en utilisant les filtres. 👇🏻

Pour chacun de vos projets, vous avez la possibilité de consulter un suivi “multiniveaux” des modifications apportées : à l’échelle du projet, de l’inclusion et de la variable. ➡️ l’Audit trail du projet Depuis l’onglet “Inclusions” du projet, accédez à l’audit trail de celui-ci en cliquant sur l’icône: Une sur-fenêtre s’ouvre, vous permettant ainsi de visualiser les actions réalisées et par quels investigateurs. 💡 Vous avez la possibilité de trier les modifications réalisées des plus anciennes au plus récentes. ➡️ l’Audit trail de l’inclusion Au sein d’une inclusion, accédez à l’audit trail via l’icône. Visualisez les actions réalisées dans la fiche d’inclusion et triez-les selon vos préférences. ➡️ l’Audit trail de la variable Pour chaque variable, suivez les modifications en cliquant sur l’icône d’audit trail. Comme pour l’audit trail des projets et des inclusions, vous pouvez trier les modifications par date (du plus récent au plus ancien et inversement). 💡 L’audit trail des variables identifiantes n’est visible que pour les investigateurs autorisés.

Visualisez rapidement les informations essentielles grâce aux différentes colonnes du tableau des inclusions. ➡️ Filtrer et rechercher des inclusions Vous pouvez utiliser les filtres pour afficher toutes les inclusions, uniquement les vôtres, les inclusions par centres investigateurs ou encore les inclusions individuelles de vos participants. Et pour vous aider à rechercher un centre ou un participant, vous pouvez utiliser le champ de recherche. 👇🏻 ➡️ Trier les inclusions Vous avez la possibilité de choisir l'ordre d'affichage des inclusions en fonction de leur date de dernière modification, de taux de remplissage ou encore du nombre de données invalides. 👇🏻 ➡️ Rechercher une inclusion Via la barre de recherche, vous pouvez retrouver une inclusion selon les données identifiantes qu'elle contient ou via le numéro de l’inclusion en tapant dièse et le n° de l’inclusion. Par exemple, si vous recherchez le patient correspondant à la fiche d'inclusion n°16, vous pourrez la retrouver facilement dans la liste en tapant "#16" dans la barre de recherche. ➡️ Supprimer une inclusion Depuis le tableau des inclusions ou dans la rubrique "inclusions" d'un projet, vous pouvez supprimer simplement vos inclusions en cliquant sur l'icône de poubelle. 💡 Vous ne pouvez modifier que vos propres inclusions ou celles des membres de votre équipe. Les autres inclusions apparaitront en lecture seule (indiquées par le pictogramme de cadenas 🔒) ­

L’onglet résultats d’un projet vous permet d’obtenir en temps réel des statistiques descriptives dans une interface dynamique. Les résultats sont présentés par page, chaque variable étant représentée graphiquement par un diagramme en barre, circulaire, … Selon votre rôle dans un projet et vos droits attribués, vous pouvez gérer la visibilité des résultats. Comme dans le tableau des inclusions, vous avez la possibilité de trier et filtrer vos résultats. ➡️ Trier les résultats Quel que soit le projet (créé ou rejoint), vous avez la possibilité de trier les résultats pour visionner l'ensemble des résultats (ce qui correspond aux résultats agrégés de tous les participants au projet), les vôtres uniquement, ou si vous êtes invité et participez au projet en équipe, les résultats de votre équipe. Pensez à utiliser le champs de recherche pour gagner du temps. 💡 Les managers peuvent également trier les résultats pour visualiser les résultats de chaque participants et centres investigateurs indépendamment. ➡️ Filtrer les résultats Pour étudier des sous-populations, vous avez la possibilité d'ajouter des filtres. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur un élément de réponse puis sur le bouton "ajouter comme filtre". 👇🏻 💡 En fonction des éléments de réponse sélectionnés, il peut vous être proposé de filtrer la sous population par valeur ou par intervalle. si vous choisissez de filtrer par intervalle, celui-ci sera à paramétrer (limite inférieure et/ou supérieure, inclure ou exclure les valeurs limites). Vous pouvez gérer indépendamment les filtres depuis chaque variable soumise à un filtre ou globalement depuis le bouton correspondant en haut de la page résultats.

Pour importer des données depuis des tableurs, vous disposez d’un espace sécurisé de transfert de fichiers (sur demande). Vos fichiers seront alors stockés sur nos serveurs sécurisés (certifiés HDS). ➡️ Exporter des tableurs au format .CSV UTF-8 Vous devez exporter vos tableurs au format .CSV UTF-8 afin de faciliter l’import et de garantir la qualité et l’exactitude des données qu’ils contiennent. Pour cela, ouvrez votre tableur dans votre logiciel de tableur. Vous utilisez Excel / Open Office Calc : Dans le menu, cliquez sur “Fichier” puis “Enregistrer sous”. Une sur-fenêtre s’ouvre. Sélectionnez le dossier où enregistrer votre CSV. Sélectionnez “CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (.csv)” dans la zone “Format du fichier”. Cliquez sur “Enregistrer”. Vous utilisez Excel (version > 16) : Dans le menu, cliquez sur “Fichier” puis “Enregistrer sous”. Sélectionnez le dossier où enregistrer votre CSV. Une nouvelle fenêtre apparaît. Sélectionnez “CSV (délimité par des virgules) (.csv)” dans la zone “Format du fichier”. En bas de la fenêtre, cliquez sur “Outils”, puis “Options Web”. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Dans l’onglet “Encodage”, sélectionnez l’option “Unicode UTF-8”. Cliquez sur “Ok” puis enregistrez le fichier. Vous utilisez Numbers : Dans le menu, cliquez sur “Fichier” puis “Exportez vers” et sélectionnez “CSV…”. Une sur-fenêtre s’ouvre. Dans la zone “Encodage du texte”, sélectionnez “Unicode (UTF-8)” puis cliquez sur “Suivant”… Choisissez l’emplacement du fichier. Enfin, cliquez sur “Exporter”. ➡️ Déposer les tableurs dans votre espace dédié Connectez-vous à l’application Doqboard puis rendez vous dans votre espace Compte, dans la zone Import de tableurs. Si vous ne l’avez pas encore demandé, contactez support@doqboard.com, afin d’activer votre espace de transfert. Une fois celui-ci activé, cliquez sur “Transférez de nouveaux fichiers” et sélectionnez les fichiers à mettre en ligne. Vous pouvez déposer jusqu’à 10 fichiers, d’une taille maximum de 4Mo chacun.