Produits et Services Doqboard - Conditions Générales de Vente et d'Utilisation (CGVU)

DOQBOARD S.A.S.

Société par Actions Simplifiée au capital de 62 735,93 €
RCS ROUEN : B 507 917 060

N° SIRET : 50791706000067

N° TVA intracommunautaire : FR 17 507 917 060
Siège social : 3501 Route de Neufchâtel - 76230 BOIS-GUILLAUME, FRANCE

Téléphone : (+33) 02 78 77 54 18
Site internet : www.doqboard.com
Courriel : contact@doqboard.com

DEFINITIONS

Les termes suivants ont dans les présentes CGVU le sens ci-après :

Société : désigne la société DOQBOARD S.A.S.
Application : Désigne la solution DOQBOARD conçue et développée par la Société et incluant toute documentation y afférente. L’Application est une plateforme collaborative de recherche clinique observationnelle, permettant aux médecins et aux acteurs de la recherche de mener ou de participer à des Projets, notamment grâce à la création, la diffusion et le partage de formulaires électroniques et de bases de Données Cliniques.
Utilisateur : Désigne toute personne physique ou morale autorisée à utiliser l’Application.
Projet : Désigne tout projet clinique ou étude clinique porté par un Utilisateur, mis en œuvre avec les logiciels, supports et services fournis par la Société.
Client : Désigne une personne morale ou une personne physique ayant obtenu l’accès aux versions payantes des solutions et services proposés par la Société.
Partie : Désigne la Société ou le Client dont le nom est mentionné sur le Bon de commande.
Bon de Commande : Désigne toute demande d’accès à une version payante de l’Application ou des services commercialisés par la Société, le bon de commande initial et tous les bons de commandes ultérieurs éventuels, ainsi que toute facture émise par la Société et payée par le Client, définissant sans ambiguïté le type d’abonnement à l’Application et sa périodicité.
Marques : Désigne les marques et logos utilisés ou déposés par la Société sur lesquels la Société peut se prévaloir d’une antériorité.
Donnée à caractère personnel : Désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
Donnée clinique : Désigne toute Donnée à caractère personnel relative à la santé physique ou mentale d’une personne physique.
Donnée anonymisée : Désigne toute Donnée à caractère personnel après effacement des informations nominatives ou susceptibles de permettre l’identification directe des patients.
Base de Données : système électronique créé par la Société permettant de stocker et d’organiser les données collectées par les Utilisateurs
Le Site : désigne le site internet https://doqboard.com
Licence d’Utilisation ou Abonnement : désigne le contrat par lequel la Société définit les conditions d’accès par le Client et les Utilisateurs à l’Application. Le type de Licence est mentionné dans le Bon de Commande ou convenu avec la Société lors de la souscription, et peut être PRO ou TEAM PRO (licences gratuites), EXPERT ou TEAM EXPERT, INSTITUTION, ASSOCIATION ou INDUSTRIEL.

Article 1 : Application des CGVU – Opposabilité

Les présentes Conditions Générales de Vente et d’Utilisation (CGVU) constituent le socle de la négociation commerciale et sont systématiquement adressées, remises ou accessibles en ligne ou physiquement à chaque acheteur pour lui permettre de passer commande.
Toute condition contraire opposée par l’acheteur sera, donc, à défaut d’acceptation expresse, inopposable au vendeur, quel que soit le moment où elle aura pu être portée à sa connaissance.

Le fait que le vendeur ne se prévale pas à un moment donné de l’une quelconque des présentes conditions générales de vente ne peut être interprété comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement de l’une quelconque desdites conditions.

Article 2 : Description des prestations de service

2.1. Description des prestations

Les prestations fournies par la Société sont essentiellement des services de commercialisation, de maintenance, de support et de livraison de l’Application, ainsi que des services d'accompagnement à la réalisation de Projets cliniques (gestion de formulaires, gestion des participants, gestion de documentations...), à destination de ses Utilisateurs ou Clients, Professionnels et Acteurs de la Santé.

2.2. Respect des Réglementations en vigueur

Les Clients et Utilisateurs de l'Application s'engage à respecter les règles éthiques, déontologiques et professionnelles les concernant, ainsi que toute règlementation applicable dans le cadre de l'utilisation de l'Application.

Les Clients et Utilisateurs de l'Application collectent, saisissent ou accèdent à des Données cliniques relatives aux patients, dans le respect des règles qui leur sont applicables et sous leur seule responsabilité. Ils s'engagent en particulier à respecter les réglementations en vigueur concernant l’information due aux patients et le recueil de leur consentement éventuellement nécessaire préalablement à la collecte, la conservation ou l’exploitation de toutes données les concernant.
D’une façon générale tout Utilisateur ou Client est seul responsable du respect de toute obligation légale ou règlementaire de déclaration et/ou de communication d’informations auprès des patients ainsi qu’auprès des structures d’exercice (notamment des établissements de santé), comités, autorités sanitaires ou organismes compétents, préalablement à la réalisation ou à la participation à tout Projet. Également, tout Utilisateur ou Client s’engage à respecter et est seul responsable du respect de la réglementation en vigueur dans son pays encadrant les activités de Recherche Médicale ou de collecte et exploitation de données cliniques de patients. Notamment, il est responsable du respect des réglementations concernant la durée de conservation des données et leur suppression. La Société s’engage pour sa part à ne pas conserver de copie des données dès lors que l’Utilisateur ou le Client les a supprimées.
Tout Utilisateur ou Client s’engage donc, en acceptant ces CGVU, à respecter ces obligations légales et règlementaires. En aucun cas la Société ne saurait être tenue comme responsable du manquement d’un Utilisateur ou d’un Client au respect de ses obligations réglementaires.

2.3. Gestion des Données à caractère personnel
Deux types de Données à caractère personnel peuvent être recueillies dans le cadre de l’utilisation de l’Application ou des services fournis par la Société :

Données à caractère personnel des Utilisateurs et Clients, notamment les données suivantes : Nom, Prénom, Titre, Adresse email, Pays, Spécialité médicale, Lieu d’exercice, Ville d’exercice...
Données cliniques à caractère personnel concernant les patients. Ces données sont paramétrées et collectées par les Utilisateurs dans l'Application dans le cadre de l’inclusion des patients dans des Projets.

La Société s’engage à préserver l’entière confidentialité des Données à caractère personnel collectées lors de l’utilisation de l’Application par les Utilisateurs, tant concernant les Utilisateurs eux-mêmes que les patients inclus dans des Projets. La Société s’engage en particulier à ne pas divulguer ces informations à une tierce partie, y compris dans un but commercial. L’Utilisateur, en acceptant ces CGVU, consent au recueil des informations personnelles le concernant et consent à la communication de son identité lorsqu'il réalise ou participe à des projets collaboratifs en équipe ou multicentriques. Pour l’ensemble des données recueillies, la Société s’engage à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Les Utilisateurs s’engagent à ne collecter des données identifiantes de patients que lorsque cela est strictement nécessaire à la tenue de leurs Projets, selon le cadre réglementaire en vigueur, et, lorsque ce recueil est nécessaire, à utiliser les fonctionnalités de l’Application permettant de protéger les données identifiantes de patients. Ils s’engagent en particulier à déclarer ces variables comme « Donnée Identifiante » lors de la création d’un formulaire dans un Projet (en utilisant le modèle de variable correspondant ou la fonction « Gérer le statut identifiant de la variable »), permettant ainsi la protection automatique par l’Application des champs concernés, tant dans le cadre de l’accès à ces données dans les fiches d’inclusions, que dans leur traitement statistique ou leur export. L’accès aux Données identifiantes directes d’un projet est exclusivement réservé à l’Utilisateur les ayant saisies et aux Utilisateurs membres de son équipe et disposant des droits adéquats dans ce projet. Les données identifiantes indirectes sont également partagées avec le Manager du projet et avec les utilisateurs disposant dans le projet du droit « peut exploiter toutes les inclusions du projet ».

Lors de la tenue de projets multicentriques, les Utilisateurs participant au dit Projet acceptent, pour les besoins du Projet, de partager les Données cliniques pseudonymisées en lien avec le Projet, avec les autres participants au Projet.

L'Application, l’API, et la Base de Données sont hébergées dans le cadre d’une prestation souscrite par la Société auprès d’un prestataire certifié pour l’Hébergement de Données de Santé (HDS) : la société CLARANET S.A.S., située en France, dont le certificat est accessible au lien https://www.claranet.fr/certification-hds. Les serveurs sur lesquels sont hébergées l’Application, l’API, la Base de données, ainsi que les sauvegardes de celle-ci sont situés en France métropolitaine.

2.4. Propriété intellectuelle
La Société est propriétaire des droits sur la Marque DOQBOARD. Elle confère aux Clients et Utilisateurs un droit d’accès et d’utilisation de ses Marques, non exclusif, non transmissible et non cessible. Les Clients et Utilisateurs s’obligent à se référer expressément aux Marques dans leur communication avec les tiers.
Ils s’interdisent, sauf autorisation préalable expresse de la Société :

la suppression ou la modification d’une Marque protégée régulièrement apposée, dans leurs relations avec les tiers ;
la reproduction, l'usage ou l'apposition non autorisée d'une Marque protégée de la Société, ainsi que l'usage d'une marque reproduite, pour des produits ou services identiques à ceux objets de la protection ;

Ils s’interdisent de même, sauf autorisation préalable expresse de la Société, s'il peut en résulter un risque de confusion dans l'esprit du public :

la reproduction, l'usage ou l'apposition non autorisée d'une Marque protégée, ainsi que l'usage d'une Marque reproduite, pour des produits ou services similaires à ceux protégés ;
l'imitation d'une Marque et l’usage d’une Marque imitée, pour des produits ou services identiques ou similaires à ceux protégés.

Les Clients et Utilisateurs sont informés que toute atteinte portée aux Droits de la Société sur la Marque constitue une contrefaçon engageant la responsabilité civile de son auteur.

La Société est propriétaire des droits sur les produits et services qu’elle commercialise.
Sous réserve de l’acceptation préalable par les Clients et Utilisateurs des CGVU et Licences y afférents, la Société leur confère un droit d’accès et d’utilisation non exclusif, non transmissible et non cessible, sur ses produits et services.

La Société est propriétaire de la Base de Données en tant que Productrice de celle-ci. Elle confère aux Clients et aux Utilisateurs un droit d’accès et d’utilisation de la Base de Données non exclusif, non transférable et non cessible pour la durée et dans les conditions contractuellement souscrites. La Société dispose d’un droit d’accès aux données collectées par les Utilisateurs à des fins exclusifs de support.
La Société est propriétaire de l’Application DOQBOARD. L’acceptation des termes et conditions de la licence d’utilisation de son Application, confère à l’Utilisateur ou au Client, pour la durée et dans les conditions (notamment financières) qui y sont définies, une licence d’utilisation de son Application, non exclusive, non transmissible et non cessible, permettant d’accéder aux autres produits et services de la Société.
Tout Utilisateur d’un produit ou service sous la marque DOQBOARD participant à un Projet s’oblige à respecter les CGUV de l’Application dans toutes ses dispositions.

Article 3 : Inscription et accès à l’Application

En dehors de toute Commande, les Utilisateurs peuvent accéder à l'Application en s'inscrivant sur le Site et en spécifiant leur profil d’Utilisateur : professionnel (Praticien, Interne, Profil non médical) ou entité légale (Association, Industriel, Établissement).

En s'inscrivant, l'Utilisateur s'engage à fournir à la Société des informations exactes le concernant. La Société ne peut en aucun cas être tenue pour responsable, implicitement ou expressément, à l’égard des Clients, des Utilisateurs ou des Tiers, de la qualité ou du contenu des informations personnelles renseignées sur le Site afin d'obtenir accès à l'Application, notamment en cas de renseignement de fausses informations ou informations erronées.

La Société réserve toutefois l’accès à l’Application aux seuls professionnels autorisés et vérifie donc le profil de chaque Utilisateur Praticien ou Interne grâce aux informations qu’il fournit en remplissant son profil :

L’adresse email de l’Utilisateur est vérifiée par l’envoi d’un courriel à cette adresse, demandant à l’Utilisateur de cliquer sur un lien pour confirmer son adresse et activer son compte d’Utilisateur.
La Société vérifie également la qualité professionnelle de l’Utilisateur, via les informations qu’il a fourni en complétant son profil. Si la Société ne parvient pas à vérifier l’identité professionnelle d’un Utilisateur, elle peut décider de demander un complément d’information à l’Utilisateur justifiant de sa qualité de médecin ou professionnel de santé. En cas d’impossibilité de vérification du profil de l’Utilisateur, la Société se réserve le droit de ne pas donner accès au Application à l’Utilisateur.
Lorsque le profil de l’Utilisateur a pu être vérifié, il est autorisé par la Société à utiliser l’Application

En fonction du type de compte, les Utilisateurs individuels (praticiens, internes, profils non médicaux) peuvent accéder à diverses fonctionnalités par cette simple inscription. Les profils de type Assistant ne peuvent pas créer de Projet et ne peuvent rejoindre un Projet ou une équipe que sur invitation personnelle d’un Praticien participant au Projet. L’invitation est réalisée par envoi par email d’un lien d’identification à usage unique.

Lorsqu'il crée son compte, un Utilisateur choisit un identifiant et un mot de passe, qu'il doit garder confidentiels. Il s'engage notamment à ne pas communiquer son identifiant et son mot de passe à une personne tierce, quelqu'elle soit. Il s'engage également, dès lors qu'il est connecté, à ne pas laisser libre accès à son compte à des personnes tierces, quelqu'elles soient. Enfin, lorsqu'il invite une personne à rejoindre un de ses projets ou une de ses équipes, il s'engage n'inviter que des personnes habilitées à participer au Projet ou des membres effectifs de son équipe.

En cas de constatation ou de suspicion de non respect des CGVU par l’Utilisateur, notamment d’activité frauduleuse ou potentiellement concurrentielle, de déclarations de fausses informations, d’usurpation d’identité au sein d’un compte d’Utilisateur, de non respect de règles éthiques ou réglementaires incombant aux Utilisateurs, la Société pourra suspendre l’accès d’un Utilisateur à son compte, voire le supprimer, sans que l’Utilisateur puisse s’y opposer. Dans ce contexte, et avant de procéder à la suppression du compte d’un Utilisateur, la Société s’engage à accorder à l’Utilisateur un délai durant lequel il pourra apporter les éléments nécessaires à l’analyse par la Société de ses activités.

Article 4 : Commande de l’Application dans ses versions payantes

À tout moment, l’Utilisateur peut passer commande d’une version payante de l’Application (EXPERT, TEAM EXPERT, ASSOCIATION, INDUSTRIEL).
Pour être valable, la commande doit préciser le type de licence, sa périodicité annuelle ou mensuelle, le prix convenu et les conditions de paiement.

Ces licences sont livrées par la Société au Client par voie électronique, dès réception de la Commande, par modification de leur type d’accès à l’Application.
Quel que soit le type de licence, la commande pourra être réalisée en ligne ou faire l’objet d’une demande de devis de la part du Client. Le devis est alors établi par la Société puis envoyé au Client.

Le retour du devis signé par le Client ou l'obtention de son accord par signature électronique ou écrit par mail valent commande du Client sur les prestations mentionnées au devis. Les commandes sont définitives, même lorsqu’elles sont prises par l’intermédiaire de représentants ou employés. Sauf convention particulière, la commande entraîne pour l’acheteur acceptation des CGVU du vendeur, la reconnaissance d’en avoir parfaitement connaissance et la renonciation à se prévaloir de ses propres conditions d’achat.

Toute demande de modification quelconque de la commande originale ne pourra se faire que par écrit, devra être acceptée par la Société, et autorisera la Société à émettre une facture complémentaire au-delà de l'offre initiale, permettant éventuellement, et si nécessaire, la prolongation du délai d'exécution.

Article 5 : Prix (licences payantes)

Les produits sont fournis aux prix en vigueur au moment de la passation de la commande et tenant compte de la TVA applicable au jour de la commande. La devise est indiquée sur le devis.
Sauf convention particulière, les prix figurant dans la commande ne sont valables que pour une durée maximale de 1 mois. Le prix applicable est celui en vigueur au jour de la livraison électronique de la commande, tel qu’affiché sur le Site.

Sauf convention particulière, les prix s'entendent nets, hors taxes sur la base d'un engagement annuel et sur les tarifs communiqués à l'acheteur. Le tarif des licences et l'application des taxes peuvent varier en fonction des zones géographiques.
Tout impôt, taxe, droit ou autre prestation à payer en application des règlements français ou ceux d'un pays importateur ou d'un pays de transit sont à la charge de l'acquéreur.

Article 6 : Facturation (licences payantes)

Une facture est établie et délivrée dès la livraison électronique de la licence.
Elle ouvre un délai de paiement de 30 jours maximum.
Lors de la commande, le Client a spécifié s’il souhaitait faire l’objet d’une facturation annuelle ou mensuelle, étant entendu que le coût des licences d’utilisation de l’application sont inférieurs en facturation annuelle.

Article 7 : Paiement (licences payantes)

7.1 Modalités

Le Paiement pour l’accès à l’Application dans ses versions payantes est réalisé de façon distincte.

En cas de commande par acceptation d’un devis papier ou électronique, le paiement sera réalisé par virement bancaire, par prélèvement sur carte bancaire, ou par chèque bancaire adressé par voie postale à DOQBOARD, 3501 ROUTE DE NEUFCHATEL, 76230 BOIS-GUILLAUME. Le cas échéant, la validation d'autorisation de prélèvement sur carte bancaire se fera en ligne via le module de paiement STRIPE conformément aux conditions générales de STRIPE accessibles sur ce lien: https://stripe.com/fr/legal.

7.2. Délais de paiement

Sauf convention contraire, les règlements seront effectués aux conditions suivantes : paiement à 30 jours, sur présentation de la facture, selon les modalités de paiement mentionnées sur le devis du client.
En cas de recours au module de paiement en ligne STRIPE, le paiement est fait dans l’immédiat par prélèvement sur carte bancaire. Tout autre mode de paiement devra faire l’objet d’un accord spécifique et pourra entraîner des frais.

7.3 Retard ou défaut
En cas de retard de paiement, la Société pourra suspendre les droits d’accès à l’Application, sans préjudice de toute autre voie d’action. Les droits seront de nouveau accessibles lorsque le paiement sera crédité sur le compte et identifié par la Société.
Toute somme non payée à l’échéance figurant sur la facture entraîne de plein droit dès le jour suivant la date de règlement portée sur ladite facture l’application de pénalités d’un montant égal à 3 fois le taux de l’intérêt légal et d’une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40€ (Loi 2012-387 du 22 mars 2012). En cas de défaut de paiement, quarante-huit heures après une mise en demeure restée infructueuse, la vente pourra être résiliée de plein droit si bon semble au vendeur. La résolution frappera non seulement la commande en cause mais, aussi, toutes les commandes impayées antérieures, qu’elles soient livrées ou en cours de livraison et que leur paiement soit échu ou non.
Dans tous les cas qui précèdent, les sommes qui seraient dues pour d’autres livraisons, ou pour toute autre cause, deviendront immédiatement exigibles si le vendeur n’opte pas pour la résolution des commandes correspondantes.
L’acheteur devra rembourser tous les frais occasionnés par le recouvrement contentieux des sommes dues, y compris les honoraires d’officiers ministériels.
En aucun cas, les paiements ne peuvent être suspendus ni faire l’objet d’une quelconque compensation sans l’accord écrit et préalable du vendeur. Tout paiement partiel s’imputera d’abord sur les sommes dont l’exigibilité est la plus ancienne.
Le vendeur n’entend consentir aucun escompte pour paiement comptant ou à une date antérieure à celle résultant des CGVU.

7.4. Poursuite et fin d’utilisation de l’Application dans ses versions payantes

Le Client peut poursuivre ou mettre fin à l’utilisation de l’Application dans ses versions payantes dans les conditions suivantes :

Quel que soit le type de licence, l’engagement du Client (annuel ou mensuel) est à reconduction tacite à chaque date anniversaire de la première souscription.
En cas d’engagement annuel, trente jours avant la date anniversaire du contrat d’engagement reconduit, la Société adressera tous les ans un mail d’information envoyé au client pour l’informer de la reconduction automatique de son engagement. Le client pourra se positionner avant la date anniversaire de renouvellement du contrat s’il souhaite mettre un terme à son contrat ou s’il souhaite obtenir un nouveau devis pour la nouvelle année d’utilisation.
À tout moment, le Client pourra mettre un terme à son contrat d’engagement, qui entrera en vigueur à l’expiration de la période d’engagement facturé en cours au moment de la dénonciation du contrat.
À l’expiration du contrat d’engagement, le Client pourra continuer à utiliser l’Application dans sa version gratuite (PRO ou TEAM PRO) pour une durée indéterminée.

Article 8 : Exclusion de responsabilité

Le Client renonce à rechercher la responsabilité de la Société en cas de dommages survenus consécutivement à l’utilisation de l’Application, ou tout document qui lui aurait été confié.
Il est convenu en outre que la Société n'encourra aucune responsabilité à raison de toute perte de bénéfice, de trouble commercial que le Client subirait, de demande ou de réclamation formulées contre le client émanant d'un tiers, quel qu'il soit.

Article 9 : Loi informatique et libertés

Conformément à la loi Informatique et libertés 78-17 du 06/01/1978, les clients et prospects ayant transmis des informations personnelles à la Société disposent d’un droit d’accès, de rectification, de modification et de suppression des données qui les concernent. Tous les clients et prospects peuvent exercer ce droit en écrivant au siège social de la Société, 3501 Route de Neufchâtel, 76230 Bois-Guillaume, France.

Article 10 : Loi applicable et attribution de compétence

Le présent contrat est intégralement soumis à la loi française. En cas de litige survenant à l’occasion de l’interprétation ou de l’exécution du présent contrat, les parties s’efforceront de le régler à l’amiable préalablement à toute action en justice. En cas de désaccord persistant sur l’interprétation ou de l’exécution du présent contrat, compétence exclusive est attribuée aux Tribunaux de Rouen, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d’urgence ou les procédures conservatoires.

Article 11 : Réclamations

Toute réclamation et/ou contestation du client à l’encontre de la Société devra être formulée par le client au plus tard 48 heures à compter de leur fait générateur, sous peine de déchéance, sur l’adresse support@doqboard.com.

Article 12 : Clause de maintenance

La clause de maintenance s'applique aux produits et services payants, contractualisés entre la Société et le Client. Elle s’effectue exclusivement à distance, par l’accès à un numéro de

téléphone (+33) 2 78 77 54 18 et à l’adresse mail support@doqboard.com de la Société pour lui poser toutes questions relatives à l'utilisation et au fonctionnement de l'application et le cas échéant remédier à tout dysfonctionnement, par prise de contrôle à distance de l'ordinateur du client (nécessitant l'installation par celui-ci de l'application d'accès à distance recommandé par la Société). Elle s'exerce durant la période de validité de la licence d’utilisation de l’Application.

Toute maintenance supplémentaire au-delà de la commande originale (maintenance annuelle évolutive et correctrice de l’Application) ne pourra se faire que par écrit, devra être acceptée par la Société, et autorisera cette société à émettre une facture complémentaire au-delà de l'offre initiale, permettant éventuellement, et si nécessaire, la prolongation du délai d’exécution.

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